Konto firmowe pozwala usystematyzować wydatki i ułatwia zarządzanie finansami firmy. Co więcej, w niektórych przypadkach z prowadzenia biznesu wynika obowiązek otwarcia osobnego rachunku dla przedsiębiorstwa. Kogo dotyczy i dlaczego warto posługiwać się kontem firmowym?
Czym jest konto firmowe?
Jak sama nazwa wskazuje, konto firmowe to rachunek bankowy służący do transakcji związanych z prowadzeniem biznesu. Przy jego pomocy przedsiębiorcy rozliczają się z kontrahentami, w tym m.in. klientami, dostawcami, czy inwestorami. Ponadto rachunek firmowy przydaje się do regulowania zobowiązań wobec urzędu skarbowego czy do wypłacania pensji pracownikom.
Funkcjonalności konta firmowego są bardzo zbliżone do tych oferowanych w ramach prowadzenia standardowego konta osobistego. Mowa tu o takich operacjach jak przelewy, wybieranie pieniędzy z bankomatów czy płatności bezgotówkowe, np. przy pomocy karty.
Rachunek dla przedsiębiorców ma ułatwić wykonywanie czynności związanych z prowadzeniem biznesu, a także:
- umożliwić rozdzielenie prywatnych i firmowych transakcji;
- usprawnić korzystanie z możliwości wynikających z prowadzenia własnej działalności.
Z tego względu często z poziomu aplikacji mobilnej banku można np. złożyć wniosek o kredyt dla firm czy leasing.
Którzy przedsiębiorcy muszą mieć konto firmowe?
Zgodnie z obowiązującym prawem nie wszyscy przedsiębiorcy muszą prowadzić konto na potrzeby swojej działalności (choć mimo to znaczna większość właścicieli firm decyduje się na ten produkt finansowy).
Przepisy nie stanowią bowiem o obowiązku zakładania rachunku bankowego przez mikroprzedsiębiorców, którzy zatrudniają mniej niż 10 osób (jednocześnie nie mogą oni wykazać zeszłorocznego dochodu powyżej 2 mln euro).
Obowiązek posiadania rachunku dotyczy natomiast spółek cywilnych, jawnych, komandytowych, akcyjnych i z ograniczoną odpowiedzialnością. Muszą nim dysponować wszyscy właściciele podmiotów, którzy:
- rozliczają się z innymi przedsiębiorstwami;
- starają się o zwrot podatku VAT;
- wykonują transakcje przekraczające 15 tys. zł (wartość jednorazowego przelewu).
Osobny, firmowy rachunek bankowy muszą mieć także te podmioty, które chcą znaleźć się na tzw. białej liście podatników VAT. W przypadku prywatnego ROR-u wykorzystywanego do działalności gospodarczej, dane na jego temat nie będą publikowane w wykazie, a tym samym nie będą widoczne dla kontrahentów.
Teoretycznie prowadząc np. JDG można rozliczać się z fiskusem czy ZUS-em przy pomocy jakiegokolwiek rachunku, w tym konta osobistego. Nie jest to jednak wygodne rozwiązanie, a jego wybór może powodować wiele utrudnień.
Dlaczego warto założyć konto firmowe?
Mimo że z założenia według obowiązujących w Polsce przepisów w niektórych przypadkach można wykonywać firmowe transakcje z rachunku osobistego, znaczna część banków konstruuje swoje wewnętrzne regulaminy w taki sposób, aby zniechęcić do takiego działania lub je uniemożliwić.
Ma to sens nie tylko z punktu widzenia instytucji finansowych, ale i ich klientów. Przede wszystkim osoba, która wykorzystuje swój prywatny ROR do firmowych rozliczeń, musi zarejestrować dany rachunek w wykazie podatników VAT.
W związku z tym w razie potrzeby zarówno urząd skarbowy, jak i ZUS mają wgląd do wszystkich transakcji wykonywanych z poziomu tego konta, również do prywatnych rozliczeń właściciela rachunku.
Za celowością zakładania konta firmowego w przypadku prowadzenia jakiegokolwiek biznesu przemawia również wygoda, jaką daje. Osobny rachunek pozwala jasno rozgraniczyć prywatne i firmowe wydatki.
Dzięki temu przedsiębiorca wie, na czym stoi i o wiele łatwiej jest mu utrzymać porządek w prowadzonej dokumentacji. Ułatwia to także podsumowanie przychodów i kosztów, wobec czego wskazuje na rentowność firmy (lub jej brak).
Klarowność transakcji jest także bardzo istotną kwestią w przypadku kontroli urzędu skarbowego. Za sprawą jasnego rozgraniczenia wydatków na prywatne i firmowe, przedstawiciel fiskusa jasno widzi wyłącznie rozliczenia, które dotyczą przedsiębiorstwa.
Rachunek firmowy – jak wybrać najlepszą ofertę?
Wybór optymalnej oferty rachunku firmowego może przebiegać na kilka sposobów. Jednym z nich jest osobista wizyta w wybranym banku i rozmowa z przedstawicielem placówki, który pomoże w dopasowaniu dostępnych opcji do potrzeb klienta oraz jego przedsiębiorstwa.
Nic nie stoi również na przeszkodzie, aby poszukać najlepszego konta firmowego na własną rękę w sieci. Można to zrobić, odwiedzając oficjalne strony internetowe poszczególnych banków, a następnie samodzielnie analizując udostępniane przez instytucje tabele opłat i prowizji. Ponadto potencjalny klient może wypełnić formularz kontaktowy i umówić się na rozmowę z pracownikiem banku (osobiście lub przez telefon).
Jeszcze inną, prawdopodobnie najwygodniejszą i najszybszą opcją jest skorzystanie z internetowych rankingów i porównywarek kont firmowych. Narzędzia te uwzględniają najnowsze dane z różnych banków, w tym m.in. koszty i warunki prowadzenia rachunku.
Przykładem jest ranking kont firmowych dostępny pod adresem www.mambiznes.pl/ranking-kont-firmowych, który zestawia propozycje ofert od kilku różnych placówek. Podczas tworzenia rankingu wzięto pod uwagę następujące kwestie:
-
opłaty i koszty związane z: otwarciem konta, wydaniem i użytkowaniem karty, wykonywaniem przelewów zewnętrznych czy wybieraniem gotówki z bankomatów;
-
funkcjonalności rachunku takie jak aplikacja mobilna banku z kantorem i księgowością online oraz szybkie płatności internetowe i mobilne;
-
bonusy i premie, które klient otrzymuje w zamian za skorzystanie z wybranej oferty, a wśród nich m.in. zwroty za transakcje kartą płatniczą, premię za korzystanie z usług księgowości online czy bonusy pieniężne za samo otwarcie konta i zapewnianie salda.
Konto firmowe to bez dwóch zdań przydatny i funkcjonalny produkt bankowy. Warto jasno oddzielać sprawy prywatne od tych związanych z prowadzeniem biznesu, a osobny rachunek znacznie to ułatwi.